Les mémos doivent respecter le temps et l`énergie des participants en étant simple et en communiquant clairement les détails de la réunion, ainsi que ce qui est attendu de tous les participants. Les éléments qui ne sont pas indiqués sur l`avis précédent ne doivent pas être effectués à l`Assemblée extraordinaire. La meilleure façon de le faire est de leur demander de confirmer leur présence, ou la non-fréquentation, dès que possible. Chaque membre d`un groupe a des droits et des responsabilités. Si vous avez affaire à une situation d`urgence, vous devrez peut-être envoyer votre communication immédiatement. Le Conseil ABC du comté de Lake tiendra une réunion spéciale le vendredi 4 juillet, à 7:00 p. Votre participation à cette réunion est importante. Par exemple, beaucoup de gens sont occupés le lundi matin rattrapage avec n`importe quel tard vendredi ou week-end e-mail. Le Conseil discutera de la question de l`annulation de la motion adoptée antérieurement pour permettre le développement d`une maison manufacturée à la subdivision Jones Park. En préparation de la réunion, veuillez lire l`article ci-joint, qui décrit ce qu`une entreprise a fait lors de la mise en place d`un plan d`urgence pour leur bureau.
Nous allons commander le déjeuner pour tout le monde donc s`il vous plaît obtenir votre RSVP bientôt, et laissez-moi savoir si vous préférez une salade César ou un sandwich à la dinde. Nous demandons à tous les membres d`assister en personne. Le processus d`avis d`une réunion du Conseil est légèrement différent pour les réunions régulières et spéciales. En plus de préciser la date, l`heure et le lieu de la réunion, les avis de réunion spéciaux doivent prendre note de tous les points de l`ordre du jour. Indépendamment de la façon dont l`avis est publicisé, il devrait inclure des informations spécifiques afin que l`avis est clair. 5 juillet à 7:00 p. les statuts devraient indiquer le délai pour donner un préavis, en tenant compte de la distance et des déplacements des membres. Pour s`assurer que le vôtre est remarqué et ouvert, créer une ligne d`objet forte qui attire l`attention des destinataires et leur donne une idée de ce que votre communication est d`environ. L`avis de l`heure, de la date et de l`endroit de la réunion ordinaire doit être noté dans les statuts. Centre communautaire, 123, rue Main S`il vous plaît laissez-moi savoir dès que possible, mais au plus tard le 12 mars, si vous serez en mesure de vous joindre à nous. Dans les deux cas, un préavis suffisant devrait être donné que les membres ont le temps d`arranger leurs horaires pour assister à la réunion s`ils choisissent.
La plupart des mémos de ces jours sont envoyés par e-mail. S`il vous plaît apportez le stylo et le papier afin que vous puissiez prendre des notes. Les avis de convocation et de renonciation à l`avis fournissent des documents écrits attestant que les membres ont reçu suffisamment de préavis pour prendre cette décision. Les statuts devraient également indiquer comment l`avis doit être envoyé, ce qui peut inclure une combinaison de la poste postale, l`affichage sur le site de la réunion, l`affichage sur le site Web de l`organisation, le dépôt auprès d`une entité gouvernementale officielle, un avis écrit aux personnes qui ont demandé avis de la réunion, ou avis aux médias. Votre système de messagerie de bureau peut inclure une fonctionnalité d`événement qui demande automatiquement des RSVPs de rencontrer des invités, puis importe les informations de réunion dans leurs calendriers en ligne. Les affaires traitées lors de l`Assemblée ou de l`ajournement sont valides et légales et de la même force et affectent comme si la réunion ou l`ajournement ont eu lieu après avis. Donnez une idée du timing de votre mémo. Centre communautaire. Les groupes informels peuvent donner un avis en faisant une simple déclaration sur la date, l`heure et l`emplacement de la prochaine réunion ordinaire. La fin de l`année apporte une occasion de réflexion Bienvenue et presque obligatoire. Comme pour toute question d`importance, toute documentation qui n`est pas écrite peut être présumée ne jamais avoir eu lieu. L`équipe logistique se réunit le 16 mars à 1:00 h 00 dans la salle de conférence G pour discuter des dernières nouvelles concernant le compte Greenfield.
Si la réunion spéciale est tenue à une date de réunion ordinaire, des sujets supplémentaires peuvent également être discutés. Les administrateurs jugent souhaitable. L`utilisation de ce système peut vous faire gagner du temps et simplifier la gestion des réunions.